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Actas

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Las actas notariales sirven para dejar constancia de hechos que el notario percibe por sus sentidos. La actuación del notario ha de ser siempre imparcial, independientemente del interés particular de la persona que requiere su actuación.

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Preguntas Frecuentes
¿Qué es un acta notarial?

Es el documento notarial que tiene como contenido la constatación de HECHOS o la percepción que de los mismos tenga el notario a través de sus sentidos.

La percepción de esos hechos puede derivarse de cualquier sentido. Como es lógico, en general y mayoritariamente, suele ser a través de la vista o el oído. Pero también puede ser a través del tacto, del olfato o del gusto.


Ejemplos diferentes:

A través de la vista: se requiere al notario para dejar constancia de que un vecino está invadiendo nuestra plaza de parking. A través del oído: se requiere al notario para dejar constancia del ruido insoportable que emite la máquina de aire acondicionado instalada por el vecino. A través del tacto: se requiere al notario para dejar constancia de que una determinada pared de mi domicilio está húmeda como consecuencia de pérdidas constantes de los bajantes de la comunidad. A través del olfato: se requiere al notario para dejar constancia de una emanación maloliente. A través del gusto: se requiere al notario para dejar constancia del mal sabor (excesivamente calcificado) del agua del grifo de casa.

Ello significa que el notario en las actas se limita a dar fe de los hechos y circunstancias que percibe meramente por sus sentidos.

¿Para qué sirve un acta notarial?

El valor de un acta notarial es que sirve como prueba incontestable del hecho que constituye el objeto del acta, sin que sea discutible ni tan siquiera en sede judicial, salvo querella de falsedad.

Su utilidad es grande pues permite al ciudadano “pre-constituir” pruebas de hechos que probablemente habrán de ser alegados posteriormente en el ámbito judicial, administrativo o privado, cuando quizás esos hechos ya no puedan reiterarse o probarse por haber desaparecido sus efectos.

Por ejemplo: “el propietario de un piso que no quiere renovar el alquiler a su inquilino por diferentes motivos. El propietario anticipándose a un posible conflicto y con la finalidad de constituir un medio de prueba sólido a su favor, requiere al notario para dejar constancia de la entrega del documento donde comunica a su inquilino su decisión de no prorrogarle el contrato de alquiler al finalizar el plazo pactado, asegurándose así de su correcta recepción por su inquilino en una fecha y hora concretas”.

El acta notarial, al tratarse de un documento público, permanece bajo la custodia del notario en su protocolo. El notario expedirá copia autorizada del acta no solo al interesado que solicitó su actuación, sino también a quién demuestre un interés legítimo en conocer su contenido, y por supuesto, a la autoridad judicial cuando se lo solicite como prueba en el seno de un procedimiento.

¿Qué límites existen para levantar un acta notarial?

Para requerir a un notario que levante un acta cabe tener presente:

  1. Que exista un interés legítimo por parte de quien solicita el acta (alguna razón suficiente para inmiscuirse en la esfera jurídica de los demás).

  2. Que la conducta que se pida al notario sea legal en sí misma (que no viole la intimidad, la propia imagen o el domicilio de los demás).

  3. Que la actuación notarial no sea sorpresiva (el notario deberá hacer saber al requerido su condición de notario, el motivo de su actuación y el derecho a contestar).

  4. Que la actuación del notario sea imparcial (si bien debe recoger el interés particular de la persona que le requiere, no puede faltar a la verdad que constate ni recoger realidad que induzcan a confusión).

  5. Que el acta no recoja consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene porque tener (el notario es un especialista en derecho pero no en todo tipo de materias, por lo que puede ser conveniente la presencia de un técnico especialista en los hechos que se tratan de acreditar en el acta).

  6. Que el acta no recoja hechos susceptibles de considerarse actos ni contratos (pues para estos supuestos, la ley y reglamento notarial tienen previstas otras formas documentales diferentes como son la escritura pública y la póliza).

  7. Que la actuación del notario requiera o implique desplazamiento por su parte, entonces, el acta deberá hacerse necesariamente a través del notario o notarios competentes y titulares de dicha ubicación (los notarios están obligados a ejercer su función estrictamente dentro de la plaza y distrito asignado por concurso).
¿Qué coste económico tiene un acta notarial?

El acta notarial no tiene un precio fijo. Para calcular el coste exacto de un acta notarial deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos básicos:

  1. Importe mínimo fijo: todas las actas notariales al tratarse de documentos sin cuantía tienen un importe mínimo fijo de 36,06 euros. Así lo fija el Gobierno en la ley que regula el arancel notarial.

  2. Importe variable en función de la extensión del acta: a ese importe mínimo fijo recién señalado hay que sumarle el número de folios utilizados por el notario para levantar el acta. Cada folio tiene el siguiente coste según el arancel notarial:

    • La escritura original o matriz que guarda el notario: a partir del quinto folio 6,01 € cada folio.

    • La copia auténtica o autorizada que se entrega al interesado: 3,005 € por folio. A partir del duodécimo folio la mitad de la cantidad anterior 1,50 €.

    • La copia simple (con mero valor informativo) que también se entrega al interesado: 0,60 € cada folio.

  3. Desplazamiento del notario si fuera necesario para levantar el acta tiene un coste de 18 € la hora.

  4. Para calcular con exactitud la factura final del notario deben tenerse en cuenta los posibles suplidos que pueden tener lugar en función de cada caso concreto, como son:

    • El papel timbrado: 0,15 € por folio.

    • La apostilla de la Haya: si es trámite normal (16,18 €) si es urgente (31,91 €).

    • La consulta a la Base común de Datos del Titular Real: 0,24 €.

    • La consulta telemática al Registro Mercantil correspondiente: de 1 a 3 €.

Por último, ten presente que al tratarse de la prestación de un servicio (aunque sea público) está sujeto al Impuesto sobre el valor añadido (21% IVA).

Puedes calcular el coste económico de su acta utilizando nuestra calculadora digital

DOCUMENTACIÓN NECESARIA QUE DEBES APORTAR PARA PREPARAR UN ACTA NOTARIAL

Si el requirente es una PERSONA FÍSICA hay que distinguir:

Si se trata de una persona física NACIONAL: basta con exhibir ante el notario el documento nacional de identidad en vigor (DNI). Si se trata de una persona física EXTRANJERA: deberás exhibir ante el notario el pasaporte y el número de identificación de extranjero (NIE), ambos en vigor.

Si el requirente es una PERSONA JURÍDICA ó EMPRESA será necesario:

  1. El documento nacional de identidad (DNI) de la persona que firma en nombre de la empresa;

  2. La copia autorizada de la escritura de su nombramiento como administrador de la empresa o, en su caso, la copia autorizada de su poder correspondiente para actuar;

  3. La copia autorizada del acta de titularidad real de la empresa (en caso de no tenerla, o tenerla desactualizada, la propia notaría la prepara en el momento).

  4. Si se trata de una persona jurídica o empresa EXTRANJERA será indispensable que tanto la empresa como su representante legal tengan su propio número de identificación fiscal español (NIF ESPAÑOL).

Siempre que una persona actúa en nombre de una PERSONA JURÍDICA o EMPRESA debes tener presente que a pesar de aportar la documentación exigida, el notario realiza dos consultas: la primera es una consulta telemática al Registro Mercantil; y la segunda es a la Base Común de Datos de Titularidad real, ambas consultas se hacen con la finalidad de verificar la vigencia de los datos contenidos en las copias autorizadas exhibidas.

LEGISLACIÓN APLICABLE PARA LAS ACTAS NOTARIALES
  • La Ley del Notariado (Ley Orgánica de 28 de mayo 1862) a partir del artículo 17 y en el resto de su articulado disgregado por materias.

  • El Reglamento de la Organización y régimen del Notariado (Decreto de 2 junio de 1944) y sus posteriores modificaciones, en su artículo 144 y en los artículos 198 a 220, ambos inclusive respectivamente.

  • La reciente Ley de Jurisdicción Voluntaria (Ley 15/2015, de 2 de Julio) que añade a la ley del notariado dentro del Título VII los artículos 49 a 83, ambos inclusive respectivamente, donde regula la intervención de los Notarios en expedientes y actas especiales.
TIPOS DE ACTA
Acta de Presencia

El notario comprueba la realidad sobre el terreno y describe lo que ve. Normalmente el propio notario suele tomar fotografías que incorpora al acta para acompañar y reforzar la descripción de lo que ha presenciado. Esta acta implica por definición desplazamiento del notario al lugar requerido.

Un ejemplo cualquiera: “una persona requiere al notario para que acuda a su domicilio y levante acta de que el vecino invade con diferentes trastos su plaza de aparcamiento”. El notario acude al domicilio, comprueba el hecho cuestión y toma las fotografías pertinentes que incorpora a la propia acta”.

El requirente con el acta notarial tendrá un medio de prueba sólido a su favor a la hora de interponer una posible reclamación contra su vecino.

Acta de Manifestaciones

El notario simplemente recoge en el acta lo que una persona le cuenta. Evidentemente, este tipo de acta por sí sola no prueba la verdad de los hechos narrados. Se limita acreditar las manifestaciones que hace una persona en una fecha determinada, con la advertencia de la responsabilidad penal en que podría incurrir si las manifestaciones fueran falsas.

Un ejemplo cualquiera: “una persona acude al notario porque quiere dejar constancia de que padece una grave enfermedad y a pesar de tener 3 hijos, ninguno de ellos ha mostrado el más mínimo interés por él y se han desentendido totalmente de su estado de salud, del tratamiento que debe seguir y de su coste económico. Sintiéndose el requirente totalmente abandonado por sus hijos”.

El requirente tiene intención de desheredarlos en su testamento y quiere reflejarlo en un acta notarial para que en el futuro sirva como medio de prueba fehaciente para la desheredación si fuera necesario.

Acta de Remisión de documentos por correo

El notario permite acreditar el contenido y fecha de entrega de cartas u otros documentos. El notario en este tipo de acta envía el documento o carta que le entrega el requirente por correo certificado e incorpora posteriormente al acta mediante diligencia el acuse de recibo.

Un ejemplo cualquiera: “el propietario de un piso alquilado no está contento con su inquilino, entre otros motivos, por el uso descuidado que está haciendo del mismo. Tiene claro que no prorrogará el plazo pactado en el contrato de alquiler cuando finalice. Pero se pactó en el contrato que en caso de no renovar o prorrogar el contrato debería notificarlo al inquilino con tres meses de antelación a la finalización del mismo. Entonces decide acudir al notario para que sea éste quien remita por correo certificado la carta dejando constancia del contenido, de la fecha de envío y de la recepción”.

El requirente (propietario del piso en este caso) quiere asegurarse de la efectividad de la notificación y tener a su vez un medio de prueba fehaciente del cumplimiento de los pactos del contrato de alquiler frente a una posible disputa con su inquilino.

Acta de Notificación y Requerimiento

El notario permite transmitir o comunicar a una persona una información o decisión de parte del requirente, es decir, con este tipo de acta se utiliza al notario como vehículo transmisor de dicha información. Normalmente esas actas de notificación suelen ser a su vez de requerimiento, pues implican o solicitan en la mayoría de los casos del destinatario una determinada conducta o actuación al conocer la información.

Un ejemplo cualquiera: “dos personas, socias al 50 % en una empresa de construcción. Una de ellas, además, es el administrador único de la sociedad, es decir, la persona responsable de la gestión diaria de la empresa. Durante los últimos años se ha dedicado a gestionar libremente la empresa sin dar ningún tipo de explicación al otro socio. El otro socio, ya cansado de no tener información sobre el estado y marcha de la empresa, y ante las evasivas y excusas continuadas de su socio, decide acudir al notario para notificar y requerir formalmente a su socio y administrador que convoque una Junta General Extraordinaria exigiéndole que dentro el orden del día rinda cuentas del estado financiero de la empresa y presente su correspondiente informe”.

El requirente en este tipo de acta exige que el notario se persone en el domicilio en cuestión y, tras identificarse como tal, invite a recibir copia del acta que contiene la notificación. El notario se limitará a reflejar en el acta lo sucedido a la hora de hacer la notificación (advirtiendo expresamente al destinatario que si la rehúsa, es decir, no quiere coger la notificación, se tendrá por hecha la notificación igualmente). De este modo, el requirente obtiene un medio de prueba fehaciente y muy valioso de cara al comienzo de una controversia que derivará en un futuro pleito seguro.

Acta de Depósito

El notario recibe y se compromete a custodiar un objeto, un documento, dinero, etc., que le entrega una persona fijando un plazo y las condiciones de su restitución. No cabe el depósito a ciegas, la documentación u objeto que se entregue debe ser examinada por el notario previamente para verificar su legalidad.

Un ejemplo cualquiera: “una persona quiere comprarse un piso y por desconfianza en la parte vendedora acude al notario para depositar un cheque bancario nominativo a favor del vendedor por el importe del contrato de arras. El depositante (futuro comprador) detalla en el acta de depósito, que el dinero que entrega al notario es en concepto de arras y que forma parte del precio de la compraventa que se firmará en su notaría el último día de ese mes, por lo tanto, dicho cheque queda custodiado en notaría hasta ese día, entonces llegado ese día con la firma de la escritura de compraventa el vendedor podrá retirar el dinero depositado”.

El requirente con este tipo de acta goza de la seguridad absoluta de que el dinero está a buen recaudo hasta el buen fin del contrato y, en caso, de no llegar a celebrarse la compraventa por algún motivo, puede retirar el depósito y recuperar el dinero depositado, en vez de tener que perseguir y reclamar a la parte vendedora.

Acta de Protocolización

El notario incorpora con carácter indefinido al protocolo documentos privados con el fin de impedir su extravío, demostrar su existencia, contenido y fecha, o conseguir copias futuras. Es muy importante, tener presente que si los documentos que se pretenden protocolizar son contratos, deberán cumplirse previa y debidamente los requisitos fiscales. Además, el notario hará constar que la protocolización no produce los efectos de la escritura.

Un ejemplo cualquiera: “varios socios de una empresa acuden al notario para dejar constancia de una serie de pactos entre ellos que por su contenido no son inscribibles en el Registro Mercantil, pero los socios quieren que sean obligacionales y exigibles entre ellos. Para su completa seguridad y evitar posibles manipulaciones o extravío de los documentos originales deciden acudir al notario para dejar constancia de la existencia de dichos pactos, de la fecha y de su contenido íntegro”.

El o los requirentes con este tipo de acta tienen la seguridad de que existe una copia idéntica al documento original firmado y guardado por uno de ellos. Garantizándose así la integridad y conservación del documento en cuestión fuera de cualquier peligro.

Acta de Notoriedad

El notario constata determinados hechos que no son directamente perceptibles pero sí notorios y que pueden fundamentar derechos. El notario realizará las pruebas pertinentes que acrediten la veracidad de los hechos y emitirá un juicio sobre la notoriedad o no de la situación interesada.

El ejemplo clásico de este tipo de acta: “hija única que acude al notario porque su padre (viudo y sin más hijos) ha fallecido y no tenía testamento. El notario comprobará esa manifestación solicitándole a la hija que le aporte documentación que lo acredite (certificado de defunción de su padre, certificado de últimas voluntades, libro de familia y dos testigos que manifiesten que conocen dicha situación familiar. Con todas las pruebas y el conocimiento de la ley, el notario, declarará la notoriedad de los hechos y nombrará heredera si así fuere a la hija, para poder así aceptar a continuación la herencia de su difunto padre”.

El requirente con este acta consigue que le sean reconocidos unos derechos en base a unos hechos. Y el reconocimiento, comprobación o verificación de esos hechos que generan determinados derechos no lo hace cualquiera, sino le corresponde efectuarlo al notario.

Acta de Sorteo

El notario presencia y controla la celebración de un sorteo en directo. Significa que un notario ha presenciado la forma de realizarse el sorteo, su selección aleatoria y finalmente quién o quienes han resultado premiados.

Un ejemplo cualquiera: “una cadena de televisión solicita la presencia de un notario para que presencie la forma en que se llevará a cabo el sorteo de un vehículo entre las personas que envíen un mensaje SMS por el móvil. El notario comprobará cuantos mensajes se han enviado cumpliendo los requisitos exigidos, la forma de elegir el mensaje premiado y finalmente quién ha resultado premiado”.

El requirente con este tipo de acta tan específica garantiza la imparcialidad del sorteo, por ello muchas empresas organizadoras precisamente solicitan la intervención de notario para revestir de seriedad y rigor el sorteo.

Acta de Protocolización de las bases de un sorteo

No debe confundirse con acta de sorteo (descrita anteriormente). Son dos cosas diferentes. En este tipo de acta, el organizador del concurso ha acudido previamente al notario para hacerle entrega de las reglas que han de seguirse en la celebración del sorteo, quién puede participar, quién no, etc. En definitiva, dejar definidas previamente las reglas de juego, para que puedan ser consultadas fácilmente.

Un ejemplo cualquiera: “una famosa empresa de bebidas de alcance mundial anuncia a través de numerosos medios de comunicación un sorteo cuyo premio es “regalar la vuelta al mundo en 30 días con una magnífica agencia de viajes. Un representante de la empresa, por la magnitud del premio, el alcance y la difusión del concurso decide acudir a la notaría para dejar constancia de todas las reglas del concurso y cubrirse así frente a cualquier posible reclamación”.

El requirente a través del notario asegura a los consumidores y usuarios el libre acceso al contenido de todas aquellas bases de concursos, ofertas y sorteos públicos que han sido previamente depositadas ante notario. Dicha base de datos de denomina “ABACO” y es de consulta gratuita a través de www.notariado.org

Acta de Comprobación de página web

El notario visualiza el contenido alojado en una página web en un momento determinado. El notario debe determinar la hora en la que comienza a navegar, el navegador que utiliza e identificar el dispositivo con el que realizará la navegación mientras esté realizando el acta notarial. Lo habitual en este tipo de acta es que el notario imprima las pantallas que visita para incorporarlas como imagen al acta en cuestión.

Un ejemplo cualquiera: “los abogados de una conocida marca de ropa española acuden al notario para que levante acta desde su ordenador y deje constancia a través de sucesivos pantallazos que desde una determinada página web no perteneciente a su grupo empresarial, se están plagiando y comercializando sus productos sin ningún tipo de acuerdo o autorización”.

El requirente con este acta puede fijar de forma fehaciente el contenido que aparecía en una determinada URL en una hora y fecha concreta, dado que el contenido de la web puede ser alterado, borrado o sustituido con facilidad, este tipo de acta, se convierte en un medio de prueba fundamental para poder ejercitar las acciones legales oportunas en función de los casos.