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Legitimaciones

Legitimaciones

Las legitimaciones notariales de firmas sirven para acreditar en un documento concreto la identidad y los datos del firmante y fecha de la firma. Realmente la legitimación notarial de una firma es un tipo de actuación notarial muy sencilla, lo único que hace el Notario es decir que una firma pertenece a una persona.

Legitimaciones

Preguntas Frecuentes
¿Qué es una legitimación notarial de firma?

La legitimación de firmas no es más que el juicio del notario de que una firma pertenece al firmante. El artículo 256 del Reglamento Notarial define la legitimación de firmas como “un tipo de TESTIMONIO cuyo contenido es acreditar el hecho de que una firma ha sido puesta en presencia del Notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada”.

Realmente, la legitimación de firmas es un tipo de actuación notarial muy sencilla, lo único que hace el Notario es decir que una firma es de una persona. Las formas que existen para legitimar notarialmente una firma dejan pocos huecos a la interpretación, salvo para las firmas electrónicas y para las firmas no puestas en presencia del notario que se pretendan cotejar con el documento nacional de identidad, como se explica en sus preguntas correspondientes.

¿Para qué sirve una legitimación notarial de firma?

El notario, en la legitimación de firmas, ni asesora, ni redacta el documento, ni es responsable de su contenido, ni de la fecha que en él se incluye, ni siquiera de la capacidad actual del firmante. Por eso, lo único que hace el notario es decir que una firma es de una persona.

Si la actuación es tan débil notarialmente hablando… ¿para qué se legitima notarialmente una firma? Pues para aquellos casos en los que se exige que en un documento se debe acreditar que la firma es de una persona.


Ejemplos: que un arquitecto ha firmado el acta de final de obra, que un Alcalde o Secretario de Ayuntamiento han firmado una licencia de obras, que un administrador ha certificado con su firma un acuerdo de una sociedad limitada o anónima, etc.).

Por lo tanto, una legitimación notarial de firma tiene un efecto muy limitado. Su principal efecto es DOTAR DE FEHACIENCIA A LA FECHA Y NO SE DUDA DE LA AUTORÍA DE LA FIRMA. No obstante, debe tenerse muy presente que:

  • legitimar notarialmente la firma de un documento privado no va a impedir un juicio declarativo (solo la copia de una escritura o el testimonio de una póliza es título ejecutivo);

  • legitimar notarialmente la firma de un documento privado no va convertir el documento en público por lo que no hace prueba plena del hecho, acto, o estado de cosas que documenten;

  • legitimar notarialmente la firma de un documento privado no implica juicio de la capacidad del que firma el documento, ni que el que firma entienda dicho documento.

De lo expuesto, se deduce claramente que la función del notario en una legitimación de firma nada tiene que ver con la rigurosidad y seguridad jurídica que proporciona cuando participa activamente en la confección del documento en cuestión (ej. como sucede con las escrituras, las actas o las pólizas).

¿Desea ver un ejemplo frecuente en la práctica de una legitimación notarial de firma?

Las empresas en su día a día con la Administración Pública (y sus diferentes organismos u entidades) pueden comunicarse oficialmente de manera telemática o digital. Para que cualquier empresa pueda interactuar digitalmente con la Administración, debe previamente obtener el certificado de representación.

Para solicitar el certificado digital de representación debe hacerlo personalmente el titular o representante de la empresa. Al cual no le quedará más remedio que acudir a una oficina de registro a acreditar su identidad; salvo que lo haga una tercera persona en su nombre pero previa legitimación de la firma ante notario.

Descargar ejemplo

¿Cómo puede hacerse una legitimación notarial de firma?

El artículo 256 del Reglamento Notarial permite legitimar notarialmente una firma:

  1. Firmando en presencia del notario, en este caso no hay duda de que la firma pertenece al firmante (que habrá sido debidamente identificado por el Notario).

  2. Con el juicio del notario, bajo su responsabilidad, cuando la firma no ha sido puesta en su presencia; en este caso, el artículo 259 del Reglamento Notarial establece cuales son las vías para la legitimación de firma no presencial:

    • reconocimiento hecho en presencia del notario por el firmante (en cuyo caso el firmante debe comparecer ante notario y declarar de manera indubitada que la firma es suya y que la reconoce como tal);

    • conocimiento personal de la firma por el notario (sin que se especifique cómo debe llegar el notario a dicho conocimiento personal);

    • cotejo con otra firma original legitimada (lo que implica que otro notario haya legitimado previamente la firma y el notario no albergue duda de que pertenece a la misma persona);

    • cotejo con otra firma que conste en el protocolo o libro registro a cargo del notario (lo que quiere decir que el mismo notario o sus antecesores en el protocolo o libro registro hayan verificado la identidad del firmante).

El notario puede utilizar libremente para la legitimación de firma cualquiera de las vías anteriores, pero en todo caso identificando qué método ha utilizado. En el apartado “TIPOS DE LEGITIMACIÓN” se pueden ver los diferentes modelos de diligencia notarial al respecto.

¿Puede legitimarse notarialmente la firma de un documento por cotejo con el DNI?

El artículo 259.1 del Reglamento Notarial enumera los medios de legitimación, a nuestro modo de ver, sin carácter exhaustivo, y sin que los expuestos (explicados en la pregunta anterior) constituyan una lista cerrada.

Así resulta de la fórmula inicial del artículo al decir “el notario podrá basar…” (no dice “deberá basar”, o “basará”, sino “podrá basar”). Es decir, la legitimación notarial de firma podrá basarse en los medios enumerados, o en otros que permitan al notario formular el juicio de pertenencia de una firma a una persona determinada, que fija el artículo 256.

En base a ello, no creemos que el artículo 259 sirva de fundamento para excluir la legitimación por cotejo con el DNI u otro documento público que sirva para identificar a las personas, pues en los medios enumerados figura, entre otros, el cotejo con otras firmas ya legitimadas o que obre en el protocolo o libro-registro. Si es posible la legitimación por cotejo, con más razón por cotejo con el documento que acredita la identidad de las personas, en el cual la autoría y pertenencia de la firma a su titular ha sido comprobada por otro funcionario público en el ejercicio de su cargo. Téngase en cuenta además:

  • el especial valor que el artículo 23, letra d) de la Ley del Notariado atribuye a la firma del documento de identidad, por cuanto dice que el notario responde de la concordancia de la firma estampada en el documento con la que consta en aquél;

  • al admitirse la legitimación por conocimiento personal, ha de aceptarse cualquier medio de legitimación que permita llegar al notario a la convicción de la pertenencia de una firma a una persona determinada.

No obstante, debe resaltarse que se trata de una cuestión polémica y que en última instancia, siempre quedará al arbitrio del notario en cuestión admitir o no el documento de identidad como uno de los medios para legitimar una firma.

¿Qué coste económico tiene una legitimación notarial de firma?

Calcular el coste económico exacto de una legitimación notarial de firma es bien sencillo. El arancel notarial (regla número 5) fija que el precio por una mera legitimación de firma es:

  • si hay una sola firma en el documento: 6,010121 €;
  • y por cada firma más contenida en el mismo documento se devengarán: 3,005061 €.

Por último, ten presente que al tratarse de la prestación de un servicio (aunque sea público) está sujeto al Impuesto sobre el valor añadido (21% IVA).

Puedes calcular el coste económico de su legitimación utilizando nuestra calculadora digital

¿Se puede legitimar notarialmente la firma de cualquier documento?

La respuesta en NO dado que el artículo 258 del Reglamento Notarial dispone:

“Solo podrán ser objeto de testimonios de legitimación de firmas los documentos y las certificaciones que hayan cumplido los requisitos establecidos por la legislación fiscal, siempre que estos documento no sean de los comprendidos en el artículo 1.280 del Código Civil, o en cualquier otro precepto que exija la escritura pública como requisito de existencia o de eficacia. Queda a salvo lo dispuesto para las actas de exhibición de documentos. No podrán ser objeto de dichos testimonios la prestación unilateral de garantías, ni los contratos de carácter mercantil que el artículo 144 de este Reglamento define como propios de las pólizas cuando exista pluralidad de partes con intereses contrapuestos”.

Para facilitar la comprensión de este precepto, enumeramos los documentos cuyas firmas no pueden ser legitimadas notarialmente:

  1. Todos aquellos documentos que contienen actos o contratos que han de constar en escritura pública; el requisito de la escritura pública puede ser exigido por la ley: a) para la existencia del acto o contrato (ej. donación de un bien inmueble); b) para la eficacia del acto o contrato (ej. un poder general).

  2. Todos aquellos documentos mercantiles intervenidos en póliza, y especialmente los avales; no cabe legitimar las firmas de las pólizas ni de los avales, lo cual es sensato, dado el carácter ejecutivo de los mismos (ej. el préstamo personal que concede una entidad bancaria a un particular para financiar la compra de un vehículo).

  3. Todos aquellos documentos privados que deban obligatoriamente ser presentados ante la Administración Tributaria mientras no conste su debida presentación; así se desprende además del artículo 252.2 del Reglamento Notarial y de normativa fiscal como los Reglamentos de Transmisiones Patrimoniales o de Sucesiones y Donaciones (ej. el contrato privado de préstamo que hacen unos padres a un hijo, no se puede legitimar las firmas, mientras no se justifique previamente su presentación en Hacienda).
¿Puede legitimarse notarialmente la firma de un documento redactado en idioma extranjero?

Tras una reforma en 2007, el artículo 252 del Reglamento Notarial prohibió realizar testimonios de documentos y en consecuencia legitimar firmas de documentos que estén redactados en lengua que no sea oficial en el lugar de expedición del testimonio y que el Notario desconozca salvo que le acompañe su traducción oficial.

Sin embargo, cabe inferir, a tenor de la redacción dada a dicho artículo 252 en su apartado 2º, que si el Notario conoce el idioma o dialecto en el que está redactado el documento podrá efectuar la correspondiente legitimación de firma.

Este precepto debería además interpretarse analógicamente con lo dispuesto en el artículo 150 del Reglamento Notarial que permite al Notario que conozca un idioma extranjero, traducir los documentos escritos en el mencionado idioma, que precise insertar o relacionar en el instrumento público.

¿Puede pedir la legitimación notarial de firma de un documento una persona distinta a quien ha firmado el documento?

Cualquier persona con interés legítimo, o cualquiera que ostente debidamente la representación del firmante puede pedir la legitimación de la firma de una persona puesta en un documento.

Además el hecho de que quepa legitimar firmas en base al juicio del notario, es prueba más que suficiente de que no es necesaria la presencia física del firmante. Es muy frecuente en la práctica este supuesto en dos casos:

  1. Cuando se otorga una escritura notarial a la que debe incorporarse otro documento anexo firmado por un tercero, cuya firma debe ser legitimada notarialmente.

    Ejemplo: “el certificado del arquitecto que hay que aportar al acta notarial de declaración de obra nueva”.

  2. Cuando alguien ostenta una relación de negocio con el firmante de un documento.

    Ejemplo: “la clásica gestoría que necesita presentar instancias o escritos privados de sus clientes ante la Administración Pública, cuando ésta pide que las firmas sea legitimadas notarialmente”.
¿Se puede legitimar notarialmente una firma electrónica?

La respuesta es afirmativa pero con muchos matices. El artículo 261 del Reglamento Notarial prevé esa posibilidad, concretamente diciendo que:

“el notario identificará al signatario y comprobará la vigencia del certificado reconocido en que se base la firma electrónica generada por un dispositivo seguro de creación de firma, presenciará la firma por el signatario del archivo informático que contenga el documento y hará constar la legitimación mediante diligencia en formato electrónico, extendido por el Notario con firma electrónica reconocida. Esta legitimación notarial tendrá el mismo valor que la que efectúe el notario respecto de documentos en soporte papel”.


Este artículo parte de la base de entender que la legitimación de firma electrónica única y exclusivamente es posible en aquellos documentos electrónicos que se firman digitalmente en presencia del notario, lo cual resulta absurdo, ya que si interpretamos este artículo en sentido estricto, no se podría legitimar notarialmente:

  • las firmas electrónicas que constan en documentos electrónicos pero que se entregan al notario en formato papel (pues la legitimación de firma recae de manera directa en un documento físico, no electrónico, aunque se reciban con CSV);

  • las firmas electrónicas que constan en documentos recibidos por correo electrónico y firmados digitalmente (son documentos electrónicos, pero no han sido firmados en presencia del notario).

Decimos que resulta absurdo porque la esencia o ventaja principal de la firma electrónica es evitar desplazamientos del firmante. La gran cuestión en este tema reside en si es posible legitimar la firma electrónica en los casos excluidos por el citado artículo 261, es decir, legitimar una firma electrónica por cualquiera de las vías no presenciales previstas en el artículo 259 del Reglamento Notarial:

  • por reconocimiento hecho en presencia del notario por el firmante;
  • por cortejo;
  • por conocimiento personal del notario.

En esta pregunta en concreto vamos a remitirte al Blog del Notario “José Carmelo Llopis”, que a nuestro modo de ver, es el notario más actualizado y competente en materia digital. El post en cuestión se titula “LEGITIMACIÓN NOTARIAL DE FIRMAS ELECTRÓNICAS”, en él se explica de forma muy clarificadora la situación y problemática actual en esta materia.

DOCUMENTACIÓN QUE DEBES APORTAR PARA PREPARAR UNA LEGITIMACIÓN DE FIRMA

Basta con aportar el documento original cuya firma o firmas se quieren legitimar. La persona física que comparece para solicitar una legitimación de firma de un documento debe presentar siempre su documento nacional de identidad en vigor (DNI). Si se tratase de una persona extranjera bastará con presentar su correspondiente pasaporte en vigor.
LEGISLACION APLICABLE PARA LA LEGITIMACION NOTARIAL DE FIRMAS
  • La Ley del Notariado (Ley Orgánica de 28 de mayo 1862) en su artículo 17 establece con carácter general que “el notario entre sus funciones puede realizar legitimaciones…”.

  • El Reglamento de la Organización y régimen del Notariado (Decreto de 2 junio de 1944) y sus posteriores modificaciones, regula de forma detallada la legitimación de firmas en los artículos 256 a 264, ambos inclusive respectivamente.
TIPOS
Legitimación de firma puesta en presencia del notario

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por haber sido puesta en mi presencia, de acuerdo al artículo 259 del Reglamento Notarial.

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma reconocida por el firmante en presencia del notario

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, que comparece ante mí y la reconoce en mi presencia, de acuerdo al artículo 259 del Reglamento Notarial.

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma por conocimiento personal

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por serme personalmente conocida, de acuerdo al artículo 259 del Reglamento Notarial.

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma por cotejo con otra firma original legitimada

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por coincidir con otra firma original legitimada fehacientemente, de acuerdo al artículo 259 del Reglamento Notarial.

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma por cotejo con el protocolo o libro indicador del notario

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por figurar en mi protocolo o libro indicador, de acuerdo al artículo 259 del Reglamento Notarial.

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.

Legitimación de firma por cotejo con el documento nacional de identidad (DNI)

Yo, Jesús Benavides Lima, Notario de Barcelona, del Ilustre Colegio Notarial de Cataluña.

DOY FE: Que considero legitima la firma rubricada que antecede de DON/DOÑA ******* con DNI número *******, por coincidir con el documento nacional de identidad exhibido.

Corresponde con el número ****** del Libro Indicador.

En Barcelona, a día/mes/año.